Unidad 4. Normalización

Normalización: Normas ISO.

  Por normalización se entiende el proceso de formulación, elaboración, la aplicación y mejoramiento de las normas existentes que se aplican a las diversas actividades económicas, industriales o científicas, con el objeto de ordenarlas y mejorarlas. Los propósitos principales de la normalización son la simplificación, la unificación y la especificación.

  En los años de 1906 se inicia la normalización internacional en el campo de la electrotecnia, mediante la creación de la lnternational Electrotechnique Committee (IEC), Comisión Internacional de Electrotécnica. Posteriormente en 1926 se crea la Intemational Standardization Associates (ISA), Federación Internacional de Asociaciones Nacionales de Normalización, pero fue disuelta en 1942 por la amenaza de guerra circundante en Europa.

  El 14 de octubre dé 1948 se reunieron en Londres los sesenta y cuatro (64) delegados de veinticinco (25) países, con la finalidad de crear una nueva organización de normalización con carácter internacional, creando la International Organization for Standardization (ISO), Organización Internacional de Normalización. La palabra ISO no es un acrónimo de su nombre en ingles, proviene de la raíz griega (iso), que significa "igual", razón suficiente para que los fundadores de la organización escogieran su nombre para ser utilizado universalmente.

  La ISO es un organismo internacional compuesto por representantes de los cuerpos normativos nacionales (Organismos de Normalización), compuesta por noventa (90) países, con un perfil administrativo de carácter no gubernamental. Esta federación de representantes nacionales actúa con oficinas delegadas de la ISO y son las encargadas de la normalización en cada país.

  Las Normas ISO, son un conjunto de normas que están orientadas a ordenar la gestión de una empresa, estas son consideradas los sistemas de gestión más desarrollados en el mundo, las mismas son establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), y son de aplicación para cualquier tipo de organización. 

  Entre las Normas ISO mas importantes se encuentran:

ISO 9OOO: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de la administración de los Sistemas de Calidad, esta compuesta por las siguientes normas:

- ISO 9001: Modelo para el aseguramiento de la calidad en el diseño/desarrollo, producción, instalación y servicio.

- ISO 9002: Modelo para el aseguramiento de la calidad en producción e instalación, servicio.

- ISO 9003: Modelo para aseguramiento de la calidad en inspección final y pruebas.

- ISO 9004: Elementos para la gestión de administración de la calidad y lineamientos de sistemas de calidad.

ISO 10000: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de los sistemas de Auditoria, está compuesta ,por las siguientes normas:

- ISO 10011: Lineamientos para la Auditoria de sistemas de calidad.

- ISO 10012: Requerimientos de aseguramientos de la calidad para equipos de medición.

ISO 14000: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de los sistemas de Auditoria, está compuesta por las siguientes normas:

- ISO 14001: Sistemas de administración ambiental en una organización, requisitos con el propósito de certificación y registro.

- ISO 14004: Sistemas para la implementación de un Sistema de Administración Ambiental (SAA).

- ISO 14010: Principios generales y directrices para la Auditoria Ambiental.

- ISO 14011: Procedimientos de auditoria, directrices para la Auditoria de Sistemas de Administración Ambiental.

- ISO 14012.- Criterios de calificación para los Auditores Ambientales.

ISO 3534: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de los términos estadísticos generales y vocabulario, está compuesta por las siguientes partes:

- PARTE 1: Probabilidad y términos estadísticos generales.

- PARTE 2: Control de calidad estadístico.

- PARTE 3: Diseño de experimentos.

ISO 1000: Esta norma hace la descripción del Sistema Internacional de Unidades, donde enumera y explica las diferentes unidades básicas, unidades suplementarias y unidades derivadas. Esta norma recomienda el uso de los múltiplos y submúltiplos del sistema internacional, explica las reglas que se deben tener en cuenta en la escritura de los símbolos y números, como también para el uso de los prefijos.

ISO 2108: Esta norma hace la descripción del Número Internacional Normalizado para Libros (Internacional Standard Books Number-ISBN), al identificar de manera exclusiva una obra literaria o técnica publicada por una Editorial, bajo un número de identificación compuesto por diez (10) dígitos. El ISBN se emplea para la búsqueda bibliográfica en centros de documentación, catalogación, bibliotecas.

ISO 3297: Esta norma hace la descripción del Número Internacional Normalizado de Publicaciones (Internacional Standard Serial Number-ISSN), al identificar de manera exclusiva una colección de revistas o periódicos (publicaciones periódicas), bajo un número de identificación compuesto por ocho (8) dígitos. El ISSN se emplea para la búsqueda bibliográfica en centros de documentación, catalogación, bibliotecas.

Formularios: Definición, Objetivos. Diseño de formularios, Consideraciones para su Elaboración. Control de Formularios.

  Los Formularios, son un instrumento de trabajo para el registro y control de información, relacionada con las operaciones de la organización, en estos se detalla información constante y que tiene un serie de espacios para asentar información variable.

 Sus objetivos se centran en: Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica, Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización, Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo, Mantener un orden dentro de las ejecución del trabajo, Facilita el uso de la información dentro del proceso, Suministra a la organización de la información requerida para la elaboración de las normas, políticas y procedimientos, Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones, Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios, Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso. 

  Para el Diseño de Formularios, se debe cumplir tres fases que van a permitir el éxito en el desarrollo del proceso, el Pre-Diseño es la primera fase a cumplir, esta se basa en realizar una lista de comprobación y determinar con detalle las necesidades a satisfacer, en la segunda fase el Diseño, se busca ordenar lógicamente los datos fijos y por último la fase del Post- Diseño se establecen las normativas para la impresión y presentación del formulario. 

  De acuerdo a lo anterior se debe tener en cuenta ciertas consideraciones para su elaboración, estas son:

- Agrupación Lógica de los Datos.

- Orden de Llenado, lectura, conceptual y de llenado.

- Distribución adecuada de espacios.

- Títulos claros.

- Tamaño de la letra, bien proporcionada.

- Estandarización del tamaño del papel.

- Correcto número de copias.

  

  En cuanto al Control de Formularios, su función se basa en mejorar los procedimientos y métodos de trabajo, por medio de la simplicidad en el diseño del formulario, y el objetivo del control de formularios consiste en eliminar formularios innecesarios, perfeccionamiento en el diseño, economía en la producción, distribución y uso de los formularios, análisis de los formularios en relación a los procedimientos y métodos.

Manuales Administrativos: Ventajas y desventajas. Clasificación, tipos. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos.

  Los Manuales Administrativos, son instrumentos que sirven como medios de comunicación y coordinación, para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización, a continuación las ventajas y desventajas de los Manuales Administrativos:

 Los Manuales Administrativos son clasificados de la siguiente manera:

Por su Contenido: Manual de Historia, de Organización, de Políticas, de Procedimientos, de Contenido Múltiple.

Por su Función Específica: Manual de Producción, de Compras, de Ventas, de Finanzas, de Contabilidad, de Crédito y Cobranzas, de Personal, Técnico, de Adiestramiento o Instructivo.

Por su Ámbito de Aplicación: Manuales Generales de Organización, General de Procedimientos, General de Políticas.

Específico: Manual Especifico de Reclutamiento y Selección, de Auditoria Interna, de Políticas de Personal, de Procedimientos de Tesorería.

  Tipos de manuales de mayor utilización:

Manual de Organización: Este tipo de manual explica con detalle la estructura de la empresa, las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.

Manual de Normas y Procedimientos: Describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo.

Manual de Puestos y Funciones: Contiene las responsabilidades y obligaciones de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Unidad 3. Normas, Políticas y Procedimientos

Normas: Conceptos, Tipos y Clasificación. 

  La palabra “norma” viene del latín norma; con ella se designa en primer término, aunque no exclusivamente, un mandato, una prescripción, una orden, aunque esto no supone que sea la única función de la norma, pues autorizar, permitir, derogar, también son funciones de las normas. El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española lo define como la “regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.”. Así pues, tenemos que las normas dirigen todas las acciones del hombre, y el sentido que toma esa dirección, dependerá en gran medida del tipo de norma a la cual se sujete el individuo, toda vez que existe un variedad de ellas, las cuales se aplican a diferentes aspectos de la persona.

  Existen distintos Tipos de Normas, que cubren el semblante de la sociedad de la cual somos parte y son útiles para abordar los problemas prácticos de una manera eficaz, permitiéndonos saber las posibles opciones que tenemos en relación a la conducta de los demás y con respecto a la propia, introduciendo así el orden en la vida social, estas son: 

Normas Morales: son las que el ser humano realiza en forma consciente, libre y responsable con el propósito de hacer el bien, son propias del ser humano y su sanción, en caso de incumplimiento, hemos de responder a nosotros mismos y la sanción o castigo es el remordimiento de conciencia.

Normas Sociales: son reglas creadas por la sociedad y cuyo incumplimiento trae el rechazo por parte del grupo social. Estas responden también a la denominación de usos sociales, reglas de trato externo o la de los convencionalismos sociales. Estas reglas pueden presentarse en forma consuetudinaria, como mandatos de la colectividad, como comportamientos necesarios en algunos grupos. Son ciertas prácticas admitidas en la sociedad

Normas Religiosas: están integradas por el conjunto de normas manifestadas al hombre por Dios. Son preceptos obligatorios que regulan la conducta del hombre en relación con la divinidad, emanan directamente de Dios o de sus representantes en la Tierra, cuyo cumplimiento está impuesto por la fé. Las normas religiosas, por su naturaleza, participan en gran parte de los rasgos de las normas morales, ya que el contenido de ambas tiene como fin los aspectos interiores de los individuos.

Normas Jurídicas: Son reglas de conducta de carácter obligatorio que han sido o creadas por un órgano reconocido por el Estado y cuyo incumplimiento trae como consecuencia la aplicación de la fuerza. En esta clase de normas no importa la voluntad del sujeto a quien van dirigidas para su cumplimiento ya que es indiferente que este de acuerdo o no en acatarlas, pues la característica esencial de las normas jurídicas es la obligatoriedad y la posibilidad que tiene la autoridad de hacerlas cumplir por medio de la fuerza. 

  Las normas además se clasifican en:

Normas Creadas: Estas normas surgen por iniciativa de la dirección, con el objetivo de orientar a los empleados, deben poseer sentido de permanencia, para poder lograr el éxito en su objetivo. (Ej. Normas de Control Interno).

Normas Solicitadas: Se crean con la finalidad de enfrentar un problema excepcional o determinado, y deben haber las necesarias para abarcar las condiciones que puedan presentarse. Las normas deben estar basadas en hechos y criterios sólidos.

Normas Impuestas: Son formuladas por exigencias externas, impuestas a la organización por medio de leyes, decretos, sindicatos, entre otros, que obligan a la organización a incluirlas entre las normas internas, para cumplir con los mandatos o legislaciones.

Procedimientos: Características, Clasificación y Descripción.

  Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Básicamente, el procedimiento consiste del seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible.

 Sus características principales indican que los procedimientos:

- No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.

- Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.

- Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

- Se describen los pasos en una secuencia lógica del tiempo.

- El resultado de un paso da origen al siguiente.

  A su vez los Procedimientos poseen una estructura de clasificación, la cuál se puede observar en el siguiente cuadro:

  Para la Descripción de los Procedimientos, se requiere de: 

  Encabezado: Aparecerá en todas las páginas del documento, en él aparecerá y se indicará: Logotipo de la empresa, Numero de revisión y fecha de la misma.

  Título del Procedimiento: Titulación del procedimiento.

  Indice: Se reflejarán en él todos los apartados del procedimiento.

  Recuadros: Nombre y Apellidos de la persona que realiza la revisión del Procedimiento, Fecha en la que se ha realizado la revisión del Procedimiento, Firma de la persona que ha realizado la revisión del Procedimiento, Nombre y Apellidos de la persona que realiza la aprobación del Procedimiento, Fecha en la que se ha realizado la aprobación del Procedimiento, Firma de la persona que ha realizado la aprobación del Procedimiento.

  Pie de Página: Nombre del procedimiento, Número de páginas: número de la página y número total de páginas.

Diagramación de los Procedimientos. 

 Para la Diagramación de los Procedimientos se deben tomar en cuenta los siguientes elementos:

- Las operaciones que se efectúan en los trabajos administrativos.

- Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realización.

- Los documentos utilizados o productos.

- Los recorridos que se efectúan en el curso de la documentación.

- Los tiempos de trabajo empleados en cada operación, expresados en días, horas o minutos.

Diseño de Políticas.

  Las políticas son guías para orientar la acción, son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización y para su diseño se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Metodología para la Aplicación de Políticas.

- Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad, definición hasta su redacción.

- Fase II: Validación y Aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.

- Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a todos los miembros de la organización, la vigencia y aplicación de la misma.

- Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.  

Recomendaciones para el Diseño de Políticas:

- Su redacción debe ser sencilla y con lenguaje claro, concreto y preciso, no deben existir ambigüedades.

- La política es parte esencial de la vida organizacional de una empresa, por lo cual su letra no debe ser muerta (definir, aplicar y cumplir).

- Debe ser adaptable a través del tiempo, por lo cual entra en juego la fase de mantenimiento.

   La aplicación de las políticas dentro de una organización traen una serie de beneficios para la organización que se basan en: Asegurar un trato equitativo para todos los empleados, Generar seguridad de comunicación interna en todos los niveles, Fuente de conocimiento inicial, rápiso y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados, Facilita una comunicación abierta y promueve honestidad, Desarrolla autoridad, poder y liderazgo, Asegura la confianza, transparencia, objetividad y aprendizaje, Son indispensables para una adecuada delegación de autoridad y Reflejan la imagen de la empresa.

Unidad 2. Organimetria

  La Organimetría, es una palabra compuesta de dos elementos: la organización, del Latín Organón, órgano elemento de un sistema y sistema en sí mismo; y del Griego Metron que significa medida. Por lo tanto la Organimetría es la “medición de o de los sistemas”.

  Es una herramienta que nos permite representar una organización y la relación entre los elementos que la conforman. Como objetivo principal nos permite conocer de forma ordenada una estructura organizativa mediante una simbología que representa departamentos y niveles por los cuales está conformado y a su vez las relaciones jerárquicas y responsabilidad suscrita dentro de la organización.

  Es de gran utilidad la existencia de un organigrama establecido ya que esta es parte del proceso de organización, los integrantes, y en general toda la organización necesita conocer su posición y responsabilidad así como la de quienes le rodean para trabajar unidos en alcanzar metas y objetivos de la manera más coherentes y en un ambiente sin conflictos. Esto facilita el proceso a la hora de toma de decisiones ya que se conoce el orden jerárquico y la autonomía y la responsabilidad con la que cada quien actuara en algún caso en particular.

  Existen distintos tipos de organigramas, y distintos criterios para clasificarlos estos son:

Por su Naturaleza:


Microadministrativos: Pertenecen a una sola Organización, puede representarla de forma general o solo alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a más de una Organización.


Mesoadministrativos: Representan a varias Organizaciones de un mismo sector.

 Por su Finalidad:

Informativo: Se refiere a los Organigramas que son diseñados con la finalidad de ser puestos a disposición de todo público.

Analítico: Poseen por finalidad el análisis del comportamiento organizacional en determinados aspectos, posee la ventaja de representar una visión macro o global del mismo, son utilizados para análisis de presupuesto, distribución de personal en planta, relaciones informales, etc.

Formal: Representa el modelo de funcionamiento formal de una organización, aprobado por escrito.

Informal: Es considerado informal, cuando no cuenta con la aprobación por escrito.

Por su Ámbito: 

Generales: Contiene información representativa de la Organización, hasta cierto nivel jerárquico.

Específicos: Muestran la estructura de un área de la Organización.

Por su Contenido:

Integrales: Representan todas las unidades administrativas de la Organización y sus relaciones jerárquicas.

Funcionales: Incluyen las principales funciones asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones.

De Puestos: Indican las necesidades en cuanto a puestos, el número de cargos existentes o necesarios para cada unidad.

Por su Representación Gráfica: 

Verticales: Se caracterizan por ser los más utilizados en una Organización, debido a que se caracterizan por su fácil construcción y su estructura se ramifica de arriba hacia abajo, mostrando los niveles jerárquicos en forma escalonada.

Horizontales: Son diseñados de manera tal que las unidades o departamentos, se desplieguen de izquierda a derecha y el titular en el extremo izquierdo.

Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y horizontales. Son utilizados en el caso de Organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De bloque: Son una variante de los verticales, a diferencia que permiten integrar un mayor número de unidades.

Circulares: La unidad de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos, cada círculo representa un nivel distinto de autoridad, los cuáles decrecen desde el centro hacia los extremos, siendo el último círculo el de menor jerarquía.

     En lo que se refiere a los Símbolos y Referencias Convencionales de mayor uso en la elaboración de Organigramas, se encuentran: 

  - Líneas llenas sin Interrupciones: Estas indican autoridad formal, relación de mando, comunicación y vía jerárquica.

  Verticales, indican autoridad.

  Horizontales, señalan especialización y correlación.

  Cuando cae sobre la parte media y encima del recuadro, indica mando.

  Cuando se coloca a los lados de la figura geométrica, indica relación de apoyo.

  - Líneas de puntos o discontinuas: Son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

  - Figura Geométrica con un recuadro: Indica condición especial o autónoma.

  - Destacar Unidad: Se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

  - Líneas con zigzagueos: Al final y una flecha indican continuación de la estructura.

  - Círculos colocados en espacios del Organigrama y que poseen un número en su interior: Indican un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

     Es de suma importancia tomar en cuenta los siguientes Criterios para la elaboración de un Organigrama:

  - Precisión: Se refiere a la actividad de definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

  - Sencillez: Debe ser muy simple, para que sea comprendido fácilmente. Por ello se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o nomenclaturas complejas o poco claras.

  - Uniformidad: Facilita su interpretación, a través de la uniformidad en el uso de las líneas y figuras.

  -  Presentación: Deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.

 - Vigencia: El organigrama debe mantenerse actualizado. Al elaborarlo es recomendable que el margen inferior derecho del gráfico se anote el nombre de la unidad, responsable de prepararlo y la fecha su autorización o actualización.