Por normalización se entiende el proceso de formulación, elaboración, la aplicación y mejoramiento de las normas existentes que se aplican a las diversas actividades económicas, industriales o científicas, con el objeto de ordenarlas y mejorarlas. Los propósitos principales de la normalización son la simplificación, la unificación y la especificación.
En los años de 1906 se inicia la normalización internacional en el campo de la electrotecnia, mediante la creación de la lnternational Electrotechnique Committee (IEC), Comisión Internacional de Electrotécnica. Posteriormente en 1926 se crea la Intemational Standardization Associates (ISA), Federación Internacional de Asociaciones Nacionales de Normalización, pero fue disuelta en 1942 por la amenaza de guerra circundante en Europa.
El 14 de octubre dé 1948 se reunieron en Londres los sesenta y cuatro (64) delegados de veinticinco (25) países, con la finalidad de crear una nueva organización de normalización con carácter internacional, creando la International Organization for Standardization (ISO), Organización Internacional de Normalización. La palabra ISO no es un acrónimo de su nombre en ingles, proviene de la raíz griega (iso), que significa "igual", razón suficiente para que los fundadores de la organización escogieran su nombre para ser utilizado universalmente.
La ISO es un organismo internacional compuesto por representantes de los cuerpos normativos nacionales (Organismos de Normalización), compuesta por noventa (90) países, con un perfil administrativo de carácter no gubernamental. Esta federación de representantes nacionales actúa con oficinas delegadas de la ISO y son las encargadas de la normalización en cada país.
Las Normas ISO, son un conjunto de normas que están orientadas a ordenar la gestión de una empresa, estas son consideradas los sistemas de gestión más desarrollados en el mundo, las mismas son establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), y son de aplicación para cualquier tipo de organización.
Entre las Normas ISO mas importantes se encuentran:
ISO 9OOO: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de la administración de los Sistemas de Calidad, esta compuesta por las siguientes normas:
- ISO 9001: Modelo para el aseguramiento de la calidad en el diseño/desarrollo, producción, instalación y servicio.
- ISO 9002: Modelo para el aseguramiento de la calidad en producción e instalación, servicio.
- ISO 9003: Modelo para aseguramiento de la calidad en inspección final y pruebas.
- ISO 9004: Elementos para la gestión de administración de la calidad y lineamientos de sistemas de calidad.
ISO 10000: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de los sistemas de Auditoria, está compuesta ,por las siguientes normas:
- ISO 10011: Lineamientos para la Auditoria de sistemas de calidad.
- ISO 10012: Requerimientos de aseguramientos de la calidad para equipos de medición.
ISO 14000: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de los sistemas de Auditoria, está compuesta por las siguientes normas:
- ISO 14001: Sistemas de administración ambiental en una organización, requisitos con el propósito de certificación y registro.
- ISO 14004: Sistemas para la implementación de un Sistema de Administración Ambiental (SAA).
- ISO 14010: Principios generales y directrices para la Auditoria Ambiental.
- ISO 14011: Procedimientos de auditoria, directrices para la Auditoria de Sistemas de Administración Ambiental.
- ISO 14012.- Criterios de calificación para los Auditores Ambientales.
ISO 3534: Esta serie de normas hace énfasis en la normalización de los términos estadísticos generales y vocabulario, está compuesta por las siguientes partes:
- PARTE 1: Probabilidad y términos estadísticos generales.
- PARTE 2: Control de calidad estadístico.
- PARTE 3: Diseño de experimentos.
ISO 1000: Esta norma hace la descripción del Sistema Internacional de Unidades, donde enumera y explica las diferentes unidades básicas, unidades suplementarias y unidades derivadas. Esta norma recomienda el uso de los múltiplos y submúltiplos del sistema internacional, explica las reglas que se deben tener en cuenta en la escritura de los símbolos y números, como también para el uso de los prefijos.
ISO 2108: Esta norma hace la descripción del Número Internacional Normalizado para Libros (Internacional Standard Books Number-ISBN), al identificar de manera exclusiva una obra literaria o técnica publicada por una Editorial, bajo un número de identificación compuesto por diez (10) dígitos. El ISBN se emplea para la búsqueda bibliográfica en centros de documentación, catalogación, bibliotecas.
ISO 3297: Esta norma hace la descripción del Número Internacional Normalizado de Publicaciones (Internacional Standard Serial Number-ISSN), al identificar de manera exclusiva una colección de revistas o periódicos (publicaciones periódicas), bajo un número de identificación compuesto por ocho (8) dígitos. El ISSN se emplea para la búsqueda bibliográfica en centros de documentación, catalogación, bibliotecas.
Formularios: Definición, Objetivos. Diseño de formularios, Consideraciones para su Elaboración. Control de Formularios.
Los Formularios, son un instrumento de trabajo para el registro y control de información, relacionada con las operaciones de la organización, en estos se detalla información constante y que tiene un serie de espacios para asentar información variable.
Sus objetivos se centran en: Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica, Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización, Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo, Mantener un orden dentro de las ejecución del trabajo, Facilita el uso de la información dentro del proceso, Suministra a la organización de la información requerida para la elaboración de las normas, políticas y procedimientos, Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones, Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios, Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.
Para el Diseño de Formularios, se debe cumplir tres fases que van a permitir el éxito en el desarrollo del proceso, el Pre-Diseño es la primera fase a cumplir, esta se basa en realizar una lista de comprobación y determinar con detalle las necesidades a satisfacer, en la segunda fase el Diseño, se busca ordenar lógicamente los datos fijos y por último la fase del Post- Diseño se establecen las normativas para la impresión y presentación del formulario.
De acuerdo a lo anterior se debe tener en cuenta ciertas consideraciones para su elaboración, estas son:
- Agrupación Lógica de los Datos.
- Orden de Llenado, lectura, conceptual y de llenado.
- Distribución adecuada de espacios.
- Títulos claros.
- Tamaño de la letra, bien proporcionada.
- Estandarización del tamaño del papel.
- Correcto número de copias.
En cuanto al Control de Formularios, su función se basa en mejorar los procedimientos y métodos de trabajo, por medio de la simplicidad en el diseño del formulario, y el objetivo del control de formularios consiste en eliminar formularios innecesarios, perfeccionamiento en el diseño, economía en la producción, distribución y uso de los formularios, análisis de los formularios en relación a los procedimientos y métodos.
Manuales Administrativos: Ventajas y desventajas. Clasificación, tipos. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos.
Los Manuales Administrativos, son instrumentos que sirven como medios de comunicación y coordinación, para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización, a continuación las ventajas y desventajas de los Manuales Administrativos:
Los Manuales Administrativos son clasificados de la siguiente manera:
Por su Contenido: Manual de Historia, de Organización, de Políticas, de Procedimientos, de Contenido Múltiple.
Por su Función Específica: Manual de Producción, de Compras, de Ventas, de Finanzas, de Contabilidad, de Crédito y Cobranzas, de Personal, Técnico, de Adiestramiento o Instructivo.
Por su Ámbito de Aplicación: Manuales Generales de Organización, General de Procedimientos, General de Políticas.
Específico: Manual Especifico de Reclutamiento y Selección, de Auditoria Interna, de Políticas de Personal, de Procedimientos de Tesorería.
Tipos de manuales de mayor utilización:
Manual de Organización: Este tipo de manual explica con detalle la estructura de la empresa, las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Manual de Normas y Procedimientos: Describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo.
Manual de Puestos y Funciones: Contiene las responsabilidades y obligaciones de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
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