Unidad 3. Normas, Políticas y Procedimientos

Normas: Conceptos, Tipos y Clasificación. 

  La palabra “norma” viene del latín norma; con ella se designa en primer término, aunque no exclusivamente, un mandato, una prescripción, una orden, aunque esto no supone que sea la única función de la norma, pues autorizar, permitir, derogar, también son funciones de las normas. El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española lo define como la “regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.”. Así pues, tenemos que las normas dirigen todas las acciones del hombre, y el sentido que toma esa dirección, dependerá en gran medida del tipo de norma a la cual se sujete el individuo, toda vez que existe un variedad de ellas, las cuales se aplican a diferentes aspectos de la persona.

  Existen distintos Tipos de Normas, que cubren el semblante de la sociedad de la cual somos parte y son útiles para abordar los problemas prácticos de una manera eficaz, permitiéndonos saber las posibles opciones que tenemos en relación a la conducta de los demás y con respecto a la propia, introduciendo así el orden en la vida social, estas son: 

Normas Morales: son las que el ser humano realiza en forma consciente, libre y responsable con el propósito de hacer el bien, son propias del ser humano y su sanción, en caso de incumplimiento, hemos de responder a nosotros mismos y la sanción o castigo es el remordimiento de conciencia.

Normas Sociales: son reglas creadas por la sociedad y cuyo incumplimiento trae el rechazo por parte del grupo social. Estas responden también a la denominación de usos sociales, reglas de trato externo o la de los convencionalismos sociales. Estas reglas pueden presentarse en forma consuetudinaria, como mandatos de la colectividad, como comportamientos necesarios en algunos grupos. Son ciertas prácticas admitidas en la sociedad

Normas Religiosas: están integradas por el conjunto de normas manifestadas al hombre por Dios. Son preceptos obligatorios que regulan la conducta del hombre en relación con la divinidad, emanan directamente de Dios o de sus representantes en la Tierra, cuyo cumplimiento está impuesto por la fé. Las normas religiosas, por su naturaleza, participan en gran parte de los rasgos de las normas morales, ya que el contenido de ambas tiene como fin los aspectos interiores de los individuos.

Normas Jurídicas: Son reglas de conducta de carácter obligatorio que han sido o creadas por un órgano reconocido por el Estado y cuyo incumplimiento trae como consecuencia la aplicación de la fuerza. En esta clase de normas no importa la voluntad del sujeto a quien van dirigidas para su cumplimiento ya que es indiferente que este de acuerdo o no en acatarlas, pues la característica esencial de las normas jurídicas es la obligatoriedad y la posibilidad que tiene la autoridad de hacerlas cumplir por medio de la fuerza. 

  Las normas además se clasifican en:

Normas Creadas: Estas normas surgen por iniciativa de la dirección, con el objetivo de orientar a los empleados, deben poseer sentido de permanencia, para poder lograr el éxito en su objetivo. (Ej. Normas de Control Interno).

Normas Solicitadas: Se crean con la finalidad de enfrentar un problema excepcional o determinado, y deben haber las necesarias para abarcar las condiciones que puedan presentarse. Las normas deben estar basadas en hechos y criterios sólidos.

Normas Impuestas: Son formuladas por exigencias externas, impuestas a la organización por medio de leyes, decretos, sindicatos, entre otros, que obligan a la organización a incluirlas entre las normas internas, para cumplir con los mandatos o legislaciones.

Procedimientos: Características, Clasificación y Descripción.

  Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Básicamente, el procedimiento consiste del seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible.

 Sus características principales indican que los procedimientos:

- No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.

- Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.

- Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

- Se describen los pasos en una secuencia lógica del tiempo.

- El resultado de un paso da origen al siguiente.

  A su vez los Procedimientos poseen una estructura de clasificación, la cuál se puede observar en el siguiente cuadro:

  Para la Descripción de los Procedimientos, se requiere de: 

  Encabezado: Aparecerá en todas las páginas del documento, en él aparecerá y se indicará: Logotipo de la empresa, Numero de revisión y fecha de la misma.

  Título del Procedimiento: Titulación del procedimiento.

  Indice: Se reflejarán en él todos los apartados del procedimiento.

  Recuadros: Nombre y Apellidos de la persona que realiza la revisión del Procedimiento, Fecha en la que se ha realizado la revisión del Procedimiento, Firma de la persona que ha realizado la revisión del Procedimiento, Nombre y Apellidos de la persona que realiza la aprobación del Procedimiento, Fecha en la que se ha realizado la aprobación del Procedimiento, Firma de la persona que ha realizado la aprobación del Procedimiento.

  Pie de Página: Nombre del procedimiento, Número de páginas: número de la página y número total de páginas.

Diagramación de los Procedimientos. 

 Para la Diagramación de los Procedimientos se deben tomar en cuenta los siguientes elementos:

- Las operaciones que se efectúan en los trabajos administrativos.

- Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realización.

- Los documentos utilizados o productos.

- Los recorridos que se efectúan en el curso de la documentación.

- Los tiempos de trabajo empleados en cada operación, expresados en días, horas o minutos.

Diseño de Políticas.

  Las políticas son guías para orientar la acción, son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización y para su diseño se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Metodología para la Aplicación de Políticas.

- Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad, definición hasta su redacción.

- Fase II: Validación y Aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.

- Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a todos los miembros de la organización, la vigencia y aplicación de la misma.

- Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.  

Recomendaciones para el Diseño de Políticas:

- Su redacción debe ser sencilla y con lenguaje claro, concreto y preciso, no deben existir ambigüedades.

- La política es parte esencial de la vida organizacional de una empresa, por lo cual su letra no debe ser muerta (definir, aplicar y cumplir).

- Debe ser adaptable a través del tiempo, por lo cual entra en juego la fase de mantenimiento.

   La aplicación de las políticas dentro de una organización traen una serie de beneficios para la organización que se basan en: Asegurar un trato equitativo para todos los empleados, Generar seguridad de comunicación interna en todos los niveles, Fuente de conocimiento inicial, rápiso y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados, Facilita una comunicación abierta y promueve honestidad, Desarrolla autoridad, poder y liderazgo, Asegura la confianza, transparencia, objetividad y aprendizaje, Son indispensables para una adecuada delegación de autoridad y Reflejan la imagen de la empresa.